Case Study

Vom Tabellenchaos zur automatisierten Berichterstattung

Über

Die Insta GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen aus Lüdenscheid, das sich auf anspruchsvolle Elektroniklösungen im Gebäudesystemtechniksegment spezialisiert.

250-500

Mitarbeitende

Elektronik

Branche

2024

Startjahr

Lösung

Doppelte Wesentlichkeitsanalyse
ESRS
CO₂-Bilanz
CSRD- & VSME-Bericht
Waldprojekte
CO₂-Kompensation

Professional

+ Enterprise

Paket

Herausforderung

Nachhaltigkeit braucht Struktur

Die Insta GmbH hat sich bereits früh mit Nachhaltigkeit auseinandergesetzt. Durch das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) und steigende Kundenanforderungen wurde klar, dass das Thema nicht nur relevant bleibt, sondern ein fester Bestandteil der Unternehmensstrategie werden muss.

Das Unternehmen ist ISO-zertifiziert, bilanziert bereits seine CO₂-Emissionen und setzt auf eine ressourcenschonende Arbeitsweise mit erneuerbaren Energien und digitalen Prozessen. Doch mit der Einführung der CSRD wurde schnell klar:

Die Anforderungen an die Berichterstattung sind komplexer als gedacht.
Excel und manuelle Prozesse reichen nicht mehr aus.
Das notwendige Fachwissen für eine rechtskonforme Umsetzung fehlte intern.

Planted hat uns geholfen, im Datendschungel des Nachhaltigkeitsreportings einen Überblick zu bekommen. Das Team bringt enormes Know-how mit, von dem wir profitieren konnten. Durch die enge Zusammenarbeit werden wir befähigt, die VSME eigenständig in der Software umzusetzen.

Vivien Sarah Fielk

Sustainability & Material Compliance Officer

Insta

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Lösung

Smarte Technologie trifft auf Expertenwissen

Nach einem umfassenden Marktvergleich fiel die Wahl auf Planted – überzeugt hat dabei die Kombination aus intuitiver Software und persönlicher Beratung.

“Planted hat sich sowohl preislich als auch durch die Software selbst deutlich abgehoben. Besonders überzeugt hat uns die Benutzerfreundlichkeit – selbst für Kolleginnen und Kollegen, die bislang wenig mit dem Nachhaltigkeitsreporting gearbeitet haben. Hinzu kommt die individuelle Expertenbetreuung, die uns in jeder Phase begleitet hat.”, so Vivien Sarah Fielk, Sustainability & Material Compliance Officer bei Insta.

Von der doppelten Wesentlichkeitsanalyse zur Berichtserstellung‍

Der Prozess startete mit einem gemeinsamen Kick-off, bei dem Geschäftsleitung und Nachhaltigkeitsteam die wichtigsten CSRD-Anforderungen praxisnah und verständlich vermittelt wurden.

Im Anschluss wurde die doppelte Wesentlichkeitsanalyse gemeinsam mit dem Planted-Expertenteam durchgeführt. In drei strukturierten Workshops erarbeitete das Team die relevanten Geschäftsaktivitäten und Stakeholder. Mit Unterstützung des KI-Features in der ESG-Software von Planted wurden Auswirkungen, Risiken und Chancen identifiziert und bewertet.

Parallel dazu begann die Erfassung der CO₂-Emissionen nach Scope 1 und 2. Nach einem gezielten Onboarding war das Nachhaltigkeitsteam von Insta in der Lage, die CO₂-Bilanz eigenständig innerhalb der Software zu erstellen. Regelmäßige Jour Fixes mit dem Planted-Expertenteam sorgen dafür, dass der Prozess kontinuierlich optimiert wird und offene Fragen direkt geklärt werden.

Nach Omnibus-Verordnung: Wechsel zum VSME-Reportingstandard

Durch den EU Omnibus hat sich der Fokus von Insta auf den freiwilligen VSME-Standard verschoben. Der frühe Einstieg in die CSRD-Datenstruktur hat sich dennoch gelohnt: Die CO₂-Bilanz bildet heute eine wichtige Grundlage, die für den VSME-Standard verwendet werden kann.

Auch die durchgeführte doppelte Wesentlichkeitsanalyse bildet ein solides Fundament – sowohl für die Risikoanalyse als auch für die Weiterentwicklung einer resilienten Nachhaltigkeitsstrategie, die auch zukünftige regulatorische Anforderungen berücksichtigt.

Über die Pflicht hinaus: Insta schützt Klima und Biodiversität

Insta engagiert sich nicht nur in der Berichterstattung, sondern ist auch aktiv für den Umweltschutz. Die aktuell nicht vermeidbaren Emissionen von 265 Tonnen CO₂-Emissionen (nach Berechnung der Bilanz in Scope 1 und 2) werden über ein zertifiziertes Wasserkraftprojekt in Vietnam kompensiert. Zusätzlich schützt das Unternehmen 265 Hektar Wald im Sauerland – eine Fläche, die vollständig aus der wirtschaftlichen Nutzung genommen wurde und sich nun natürlich regenerieren kann.

Ausblick

Nachhaltigkeitsstrategie weiter ausbauen

Für die Insta GmbH ist Nachhaltigkeit kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Neben der Erstellung des VSME-konformen Berichts stehen weitere Meilensteine auf der Agenda:

Verbesserung des EcoVadis-Rankings von Bronze auf Silber
Weiterentwicklung der Nachhaltigkeitsstrategie in den Bereichen CO₂-Reduktion, soziale Verantwortung und Umweltmanagement
Optimierung interner Prozesse, um Nachhaltigkeit noch stärker in die Unternehmensstrategie zu integrieren
Die Erschließung neuer Märkte mit nachhaltigen Geschäftskonzepten der Elektronik und Elektrotechnik

Die Zusammenarbeit mit Planted stellt sicher, dass diese Ziele nicht nur ambitioniert, sondern auch effizient und strukturiert umgesetzt werden.

“Dank Planted haben wir eine klare Struktur für unsere Nachhaltigkeitsstrategie. Die Software spart uns enorm viel Zeit und gibt uns Sicherheit in der Umsetzung.“, sagt Vivien Sarah Fielk

Auch wenn wir durch die Omnibus-Verordnung wahrscheinlich nicht mehr unter die CSRD fallen, bleibt Nachhaltigkeit ein strategisches Ziel – verankert auf Geschäftsführungsebene, getragen durch unsere Unternehmenswerte und Kundenanforderungen. Die Wesentlichkeitsanalyse bildet dafür die Grundlage unserer zukünftigen Nachhaltigkeitsaktivitäten, die wir künftig im VSME-Bericht dokumentieren.

Vivien Sarah Fielk

Sustainability & Material Compliance Officer

Insta GmbH